Versionsverwaltung

Ihr aktueller Standort in der WiBe und Ihre Optionen an dieser Stelle …

Sie befinden sich auf der WiBe-Bildschirmseite zum Umschalten, Neuanlegen, Löschen oder Umbenennen von Versionen und Alternativen. Mit dem Menü 'Versionen / Versionsverwaltung' oder der Option 'Versionen/Alternativen anlegen oder auswählen' im Übersichtsbildschirm rufen Sie diesen Dialog auf.

Statusleiste mit Projektname, aktueller Version und Alternative, Name des Bearbeiters

Neu

Mit diesem Befehl können Sie neue Versionen und Alternativen anlegen. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche 'Neu', es öffnet sich der Dialog 'Versionsverwaltung – Legt in Ihrer WiBe eine neue Version oder eine neue Alternative an.', in dem Sie die neue Version oder Alternative anlegen können. Wenn Sie diesen Dialog mit der Schaltfläche 'Anlegen' verlassen, kommen Sie zur Versionsverwaltung zurück.

Versionsverwaltung Optionen ► s. Details am Ende

Version: Jedes Projekt kann eine beliebige Anzahl von Berechnungsversionen enthalten (beispielsweise als Vor-, Zwischen- und Freigabe-Kalkulation). Jede Version ist von allen anderen unabhängig.

Alternative: Innerhalb einer (1) Version können beliebig viele Alternativen angelegt werden. Sie haben so die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt des Projektes (in jeder Version) mehrere Alternativen zu berechnen und den weiteren Berechnungen die günstigste Alternative zugrunde zu legen.

Für jede Version wird automatisch eine Berechnungsbasis (Bezeichnung: Alternative 1) angelegt, aus der Sie weitere Alternativen ableiten können.

Der Mittelteil des Dialoges zeigt die vorhandenen Versionen und Alternativen und gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Versionen umzubenennen oder zu löschen:

Die aktuelle Version und Alternative wird hier durch den Markierungspunkt vor der Alternative angezeigt (im Beispiel wird Version 1, Alternative 2 verwendet).

Die Schaltflächen in jeder Alternativen-Zeile haben folgende Bedeutung:

Alternative aktivieren

Durch Betätigen der Schaltfläche 'Aktivieren' können Sie auf eine andere Alternative in dieser oder einer anderen Version umschalten. WiBe wechselt danach zum Übersichtsbildschirm.

Autorisierung beantragen ► s. Details weiter unten
Autorisierung abbrechen

• Notiz zur Alternative… ► s. Details weiter unten

• Umbenennen einer Alternative

WiBe schlägt für Versionen und Alternativen automatisch Bezeichnungen vor (beispielsweise Version 1, 2 usw. oder Alternative 1, 2 usw.). Mit dem Befehl ‘Umbenennen’ können Sie dies durch eigene Bezeichnungen ersetzen (gesperrte Alternativen können nicht umbenannt werden). Geben Sie in das Feld den neuen Namen für die Alternative ein (im Feld wird der aktuelle Name angezeigt). Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Umbenennen', WiBe kehrt dann zurück zur Versionsverwaltung.

Löschen einer Alternative

Klicken auf die Schaltfläche 'Löschen' löscht die gewählte Alternative. Alle Daten und Einträge werden aus der Datenbank entfernt.

Hinweise: die Löschung wird erst nach einer Sicherheitsabfrage durchgeführt, sie kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden. Falls nur eine Alternative existiert, kann diese nicht gelöscht werden. Falls nur eine Version existiert, kann diese ebenfalls nicht gelöscht werden.

Notiz zur Alternative

Zu jeder Alternative können Sie eine Notiz in beliebiger Länge hinterlegen. Sie können Ihrer Notiz (ähnlich wie einer E-Mail) auch einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Notizen werden gespeichert und können einzeln oder gesamt als PDF-Dokument erstellt und gedruckt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Notiz". Es öffnet sich das Notizfenster.

Beachten Sie, dass Bilder/Grafiken nicht über die Zwischenablage eingefügt werden können. Sie können entweder im Notiztext einen Hyperlink dazu speichern (den Sie mit Anklicken unmittelbar aus der Notiz heraus aufrufen) oder Sie verwenden die Funktion "Anhang hochladen" und legen die Datei als Anhang zur Notiz in der Datenbank ab.

Sobald eine Notiz angelegt ist, wird sie auszugsweise in einem Vorschaufenster angezeigt.

Anhänge zu Notizen

Sie können Ihrer Notiz einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche 'Datei auswählen'. Es öffnet sich ein Bildschirm, in dem Sie die gewünschte Datei suchen und auswählen können. Schließen Sie diesen Dialog. Die ausgewählte Datei wird in Kurzform neben der Schaltfläche 'Datei auswählen' angezeigt. Mit Klick auf 'Anhang hochladen' wird die Datei auf dem Server gespeichert und an die Notiz "angehängt".

Nach dem erfolgreichen Upload sehen Sie den Dokumentnamen in der Liste 'Anhänge'. Wenn Sie auf das Papierkorb-Symbol vor dem Dateinamen klicken, wird die Datei gelöscht. Klicken Sie auf den Dateinamen, damit Ihnen angeboten wird, eine Kopie der Datei auf Ihrem System lokal zu speichern ("Download").

Im Gegensatz zum Anlegen eines Hyperlinks wird hier also das Dokument in der WiBe Datenbank gespeichert (es wird eine Kopie des Dokumentes erstellt). Beachten Sie, dass diese Anhänge nicht aktualisiert werden.

Autorisierung einer WiBe Alternative

Nach Absprache mit den Koordinatoren der IT-Fachbereiche werden WiBen "autorisiert", d.h. diejenige Version und Alternative, die für die weitere Verfahrensplanung relevant ist, wird festgeschrieben und geht in die Strategieplanung des ZIT ein. Das ZIT als Controllinginstanz der Landesverwaltung nimmt auf Basis der autorisierten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung die Finanzplanung vor.

(a) Zyklus der Autorisierung

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) eines Projekts durchläuft mehrere Stufen und zwar unabhängig von der Anzahl an Versionen und Alternativen:

Die autorisierte Alternative (Status 01) kann nicht mehr verändert werden. Die Projektleitung kann aber eine neue Version anlegen und darin mit einer oder mehrerer Alternativen arbeiten. Die Stufen werden dann analog durchlaufen:

Die autorisierte Alternative (Status 02) kann nicht mehr verändert werden. Weitere Zyklen sind möglich. In der Strategieplanung des ZIT ist jeweils nur die zuletzt autorisierte Alternative enthalten.

(b) Autorisierung beantragen (Projektleitung)

Die Autorisierung wird in der Versionsverwaltung von der Projektleitung gestartet: Klicken Sie in der betreffenden Zeile auf "Autorisierung beantragen". Sie erhalten einen Hinweis, die Autorisierung mit "Ok" zu starten oder aber den Vorgang abzubrechen.

Nach der Bestätigung mit "Ok" springt WiBe SH zurück zur Übersichtsseite und zeigt dort in den Projektkopfdaten den aktuellen Alternativenstatus "00". Alle Alternativen dieser Version sind jetzt gegen Änderungen gesperrt. Das Aktivieren anderer Alternativen der Version ist möglich, eingegebene Werte bei den Kriterien werden auf Mausklick auch angezeigt, Änderungen können aber nicht gespeichert werden. Ein erneuter Aufruf der Versionsverwaltung durch die Projektleitung zeigt das an:

Sie können die Beantragung der Autorisierung rückgängig machen, indem Sie die Schaltfläche "Autorisierung abbrechen" betätigen. Dies kann notwendig werden, falls doch Änderungen an den Daten erforderlich sind oder Sie eine andere Alternative zur Autorisierung vorschlagen wollen.

Beachten Sie: die erfolgreiche Autorisierung einer Alternative kann nicht rückgängig gemacht werden!

Mit der Beantragung endet die Mitwirkung der Projektleitung an der Autorisierung der betreffenden Alternative.

(c) Autorisierung durchführen (ZIT Controlling mit ITFB Koordinator)

Die Autorisierung einer Alternative erfolgt durch das ZIT Controlling, dem nach der Beantragung der Projektleitung diese Eingabefelder zur Verfügung stehen:

Den Zeitpunkt der Autorisierung bestimmt ZIT Controlling in Absprache mit der Projektleitung bzw. den ITFB-Koordinatoren. Sollten inhaltliche Änderungen an der WiBe erforderlich werden, muss der Autorisierungsprozess zunächst durch die Projektleitung abgebrochen und später erneut gestartet werden.

ZIT Controlling vergibt die IT-Maßnahmennummer, ergänzt ggfs. eine Unternummer und schließt den Autorisierungsvorgang mit der Schaltfläche "Autorisierung durchführen" ab.

WiBe SH ändert daraufhin den Status der betreffenden Alternative von 00 (Autorisierung beantragt) in 01 oder den nächsthöheren Wert, falls bereits autorisierte Alternativen vorliegen.

Damit ist die Autorisierung erfolgreich abgeschlossen, sie kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Daten der Alternative fließen ab diesem Zeitpunkt in die Auswertungen des ZIT Controlling ein.

Versionsverwaltung Optionen

Benennung und Anzahl der Versionen und Alternativen sind in der WiBe frei wählbar. Vorkonfiguriert wurden drei Optionen, aus denen Sie für jedes Projekt wählen können und die Sie nachträglich auch ändern können.

1. Option: Versionsverwaltung ohne Vorgaben

WiBe schlägt Ihnen bei der Neuanlage von Versionen keine Bezeichnungen vor, die Benennung folgt dem Schema 'Version 1, 2, 3 …". Wenn Sie diese Option für Ihr Projekt auswählen und die Schaltfläche 'Speichern' betätigen, öffnet sich folgendes Bild:

Möchten Sie, dass vorhandene Versionen entsprechend dieser Option automatisch umbenannt werden, so aktivieren Sie 'bestehende Versionen umbenennen' (andernfalls bleiben die vorhandenen Versionsnamen unverändert). Bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Schaltfläche 'Speichern'. WiBe springt danach zurück zur Versionsverwaltung.

2. Option: Versionsverwaltung nach WiBe-Standard

WiBe schlägt Ihnen bei der Neuanlage von Versionen bereits Bezeichnungen gemäß WiBe-Konzept vor, die Sie übernehmen oder ggf. modifizieren können. Wenn Sie diese Option für Ihr Projekt auswählen und die Schaltfläche 'Speichern' betätigen, öffnet sich folgendes Bild:

Gemäß WiBe Standard werden Ihnen vier Versionen vorgeschlagen:

• Vorkalkulation (Version 1) WiBe 5.0: Vorkalkulation

• Zwischen-Kalkulation (Version 2) WiBe 5.0: Entscheidungsgrundlage

• Freigabe-Kalkulation (Version 3) WiBe 5.0: begleitende Versionen

• Erfolgskontrolle (Version 4) WiBe 5.0: Erfolgskontrolle

Möchten Sie, dass vorhandene Versionen entsprechend dieser Option automatisch umbenannt werden, so aktivieren Sie 'bestehende Versionen umbenennen' (andernfalls bleiben die vorhandenen Versionsnamen unverändert). Bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Schaltfläche 'Speichern'. WiBe springt danach zurück zur Versionsverwaltung.

3. Option: Versionsverwaltung nach V-Modell XT Bund

WiBe schlägt Ihnen bei der Neuanlage von Versionen Bezeichnungen vor, die den Konventionen des V-Modell XT Bund entsprechen und sich an den Projektdurchführungsstrategien ausrichten. Wenn Sie diese Option für Ihr Projekt auswählen und die Schaltfläche 'Speichern' betätigen, öffnet sich folgendes Bild:

Anzahl und Benennung der Versionen richten sich nach der für das Projekt gültigen Projektdurchführungsstrategie ► Sie müssen zunächst die zutreffende Projektdurchführungsstrategie gemäß V-Modell XT Bund auswählen. Klicken Sie auf das 'Öffnen'-Symbol, um aus der Liste der Projektdurchführungsstrategien auszuwählen:

Wenn Sie Informationen zur Projektdurchführungsstrategie benötigen, klicken Sie auf die 'Info'-Schaltfläche. Anzahl und Benennung der Versionen sind am Ende des Info-Blattes dokumentiert, diese werden dann automatisch bei der Neuanlage von Versionen in der WiBe angeboten.

Möchten Sie, dass vorhandene Versionen entsprechend dieser Option automatisch umbenannt werden, so aktivieren Sie 'bestehende Versionen umbenennen' (andernfalls bleiben die vorhandenen Versionsnamen unverändert). Bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Schaltfläche 'Speichern'. WiBe springt danach zurück zur Versionsverwaltung.

Bei Entwicklungs- oder Migrationsprojekten mit einer hohen Anzahl von Versionen kann es nötig sein, die Schritte 'Auswahl der Projektdurchführungsstrategie mit umbenennen bestehender Versionen und Speichern' mehr als einmal zu durchlaufen, damit die Bezeichnung der letzten Version korrekt angegeben wird.