Rechenblatt / Periodische Eingaben (Kriterien auswählen und Daten eingeben)

Ihr aktueller Standort in der WiBe und Ihre Optionen an dieser Stelle …

Sie befinden sich in einem Unterfenster des Arbeitsbereichs "Dateneingabe". Mit der Menüoption "Daten / Daten eingeben" gelangen Sie jederzeit dorthin. Sobald Sie ein monetäres Kriterium selektiert haben, steht Ihnen die Option "Rechenblatt/ Periodische Eingaben" zur Verfügung.

Klicken Sie im Segment Dateneingabe auf die Schaltfläche "Rechenblatt/ Periodische Eingaben". Ein Fenster mit den Zonen "Periodische Eingaben" und "Rechenblatt" öffnet sich. Wenn Sie das Rechenblatt über die Schaltflächen "Speichern" bzw. "Abbrechen" verlassen, gelangen Sie zu Ihrem Ausgangspunkt im Arbeitsbereich "Dateneingabe" zurück.

Sie werden das "Rechenblatt/ Periodische Eingaben"
für aufwändigere Betragsberechnungen verwenden.

Periodische Eingaben

Die Funktion bezieht sich nur auf das aktuell gewählte Kriterium.

Der Dialog ermöglicht die Einmal-Eingabe eines Betrages, der automatisch in weitere Jahre eingesetzt wird. Dies ist hilfreich bei Zahlungen über eine längere Berechnungsdauer. Die Beträge können mit einem Index versehen werden.

Die Funktion setzt die hier eingegebenen Beträge in alle vorgegebenen Berechnungsjahre (in der Abbildung: „ab 2015 für 5 Jahre“) des gewählten Kriteriums (in der Abbildung: „1.1.1.1 Personalkosten“) ein und überschreibt alle zuvor bereits eingegebenen Beträge. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Übernehmen', damit Ihre Einträge gespeichert werden!

Nachdem die Beträge automatisch in alle Jahre eingetragen worden sind, können Einzelbeträge beliebig verändert werden. Um Beträge dann später wieder auf einen (anderen) periodischen Betrag zu setzen, muss der Dialog ‘Rechenblatt/Periodische Beträge’ erneut aufgerufen werden.

Eingabefelder¹ '(Nicht) Haushaltswirksam' bzw. '(Nicht) Liquiditätswirksam'

Geben Sie hier den Betrag ein, der für alle Berechnungsjahre für den haushaltswirksamen bzw. den nicht haushaltswirksamen Anteil des Kriteriums verwendet werden soll. Wurde hier vorher bereits für alle Jahre ein Betrag eingesetzt, so kann dieser Betrag jetzt geändert werden.

Hinweis: Die Beträge werden ohne Vorzeichen eingegeben!

Eingabefeld 'Index' (optional)

Wenn Sie in diesen Feldern eine Eingabe vornehmen, dann wird die Eingabe als jährliche prozentuale Veränderungsrate auf den periodischen Grundbetrag angewendet und für die Folgejahre berücksichtigt. Sie können damit beispielsweise Inflationsraten einrechnen (Eingabe positiver Wert) oder auch den erwarteten Preisverfall für jährliche Beschaffungsmaßnahmen (Eingabe negativer Wert).

Rechenblatt

Mit dem Rechenblatt können Sie Ihre Betragseingaben zu jedem Kriterium detaillierter darstellen, berechnen und verändern. Sie werden das Rechenblatt nutzen, wenn sich der einzugebende Betrag aus einer Reihe von Einzelpositionen zusammensetzt.

Das Rechenblatt umfasst beliebig viele Zeilen, zu Beginn sind 5 Zeilen angelegt (die Zeilen enthalten standardmäßig die Zahlen 1 für 'Anzahl' und 0,00 für Betragsfelder.

Hinweise zur Rechenlogik:

• Im Rechenblatt selbst werden keine Berechnungen vorgenommen, es werden nur die zu berechnenden Daten eingegeben. Mit der Schaltfläche ‚Speichern’ werden beim Verlassen des Rechenblattes die Ergebnisse berechnet und in die Betragstabelle des zugehörigen Kriteriums übernommen.

• 

  
  

  Jede Zeile enthält nach der Bezeichnungsspalte jeweils 3 Spalten für jedes der Berechnungsjahre des Projektes: Anzahl, haushaltswirksamer und nicht haushaltswirksamer Betrag.

• Die Berechnung erfolgt grundsätzlich im Hintergrund nach dem Muster „Anzahl * Betrag“. Alle Zwischenergebnisse (in den Zeilen) werden als Gesamtsumme (haushalts- bzw. nicht haushaltswirksam) je Jahr gespeichert. Eingaben (s. Abb. oben, Auszug aus dem Rechenblatt) führen zu folgenden Ergebnissen, sobald Sie das Rechenblatt mit ‚Speichern’ verlassen:

Zu Beginn lautet die Anzahl in jeder (vorhandenen oder neu eingefügten) Zeile "1". Geben Sie zuerst den Betrag ein, der für eine Mengeneinheit dieser Kostenart (in dieser Zeile) bei diesem Kriterium anzusetzen ist. Wenn mehr als eine Einheit benötigt wird, überschreiben Sie die Anzahl "1" mit dem gewünschten Wert (im Beispiel: wenn statt 1 Personenmonat 12 in der EG 7 erforderlich sind, ändern Sie die Anzahl von 1 auf 12. Falls KEINE Einheit benötigt wird, müssen Sie entweder die "1" durch "0" ersetzen oder den Wert des betreffenden Jahres löschen bzw. auf 0 setzen.
Hinweis: der Betrag im Rechenblatt selbst ändert sich nicht (!),
da die Rechnung im Hintergrund durchgeführt wird.

Hinweise zu den Schaltflächen:

‚Zeile hinzufügen / löschen’ fügt eine neue leere Zeile im Rechenblatt ein bzw. löscht die Zeile, in der der Cursor aktuell positioniert ist. Mit ‚Betrag für restliche Jahre kopieren’ kopieren Sie den Wert des ausgewählten Feldes in alle weiteren gleichartigen Felder „rechts“ davon.

‚Drucken’ bereitet das Rechenblatt als PDF-Datei auf, die Sie drucken oder speichern können. Die Druckdarstellung ist umfangreicher als die Bildschirmdarstellung: neben den allgemeinen Angaben zum Projekt werden die Rechenblatt-Eingaben zuerst nach Jahren und ein weiteres Mal nach Zeileninhalten dargestellt:

Schaltfläche 'Richtwerte' (Enterprise-Edition)

Häufig benötigte Werte und/oder Werte, die einheitlich und zentral vorgegeben werden, können durch sog. Richtwerttabellen allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Damit diese Option genutzt werden kann, muss zuvor eine Richtwerttabelle für das betreffende Kriterium erstellt oder importiert werden. Sofern dies nicht erfolgt ist (standardmäßig gibt es keine Richtwerttabellen), steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung. (Richtwerttabellen können mit der Rolle 'Katalogautor' im Menü 'Kataloge' erstellt und bearbeitet werden.)

Klicken Sie auf 'Richtwerte …', die Rechenblattzeilen werden durch eine Liste der vorhandenen Richtwerte ersetzt.

Klicken Sie links in das Ankreuzfeld des Richtwertes, den Sie übernehmen wollen und danach auf 'Richtwerte übernehmen'. Die Richtwerte werden als letzte Zeile in Ihr Rechenblatt eingefügt.

Beträge im Rechenblatt, die mittels Richtwerte-Dialog eingefügt wurden, können Sie später jederzeit ändern (überschreiben). Beim Erscheinen neuer (aktualisierter) Richtwerttabellen bleiben die im Rechenblatt enthaltenen Richtwerte jedoch auf dem alten Wert; sie müssen ggf. manuell aktualisiert werden.

‚Aus Projekt übernehmen’ ermöglicht es Ihnen, Einträge aus Rechenblättern anderer Projekte Ihres Fachbereiches in Ihr eigenes Projekt einzufügen. Achtung: das einzufügende Rechenblatt überschreibt alle bisherigen Eingaben des Rechenblattes! Klicken Sie auf die Schaltfläche, Sie erhalten folgenden Dialog:

Geben Sie zuerst beliebige Teile des Namens des Projektes ein, das Sie für die Datenübernahme nutzen wollen und klicken Sie auf 'Suche starten'. Es werden die in Frage kommenden Projekte angezeigt, klicken Sie auf das gesuchte und dann auf die Schaltfläche 'Übernehmen'. Das Rechenblatt wird (falls vorhanden) 1:1 aus dem betreffenden Projekt übernommen.

'Exportieren' transferiert das Rechenblatt in das MS-Excel-Format und bietet Ihnen die Option, das Rechenblatt als Excel-Datei-Download zu bearbeiten (und unter anderem Namen zu speichern). Es werden nur Werte, keine Formeln exportiert.

Achtung:

• Der Re-Import dieser LibreOffice-Datei in die WiBe ist nur möglich, wenn Sie beim Speichern in LibreOffice das Format "ods" (und nicht xlsx) benutzen.

• Vor dem Re-Import müssen alle Formeln, die Sie möglicherweise in die LibreOffice-Tabelle eingefügt haben, durch Werte ersetzt werden. (Kopieren Sie dazu zunächst Ihre LibreOffice-Tabelle und wenden Sie dann in der Kopie die Funktionen "Alles kopieren" und "Einfügen nur Werte" an, speichern Sie diese Datei vor dem Import in die WiBe).

  • 'Importieren' gestattet Ihnen, Rechenblätter im LibreOffice-Format (LibreOffice) in Ihre WiBe-Datenbank zu importieren und in Ihren Projekten zu verwenden. Empfehlung: verwenden Sie ein ursprünglich aus der WiBe exportiertes Rechenblatt als korrekte Vorlage, das Sie im Excel-Format ".ods" speichern! Hinweis: die einzufügende LibreOffice-Datei ergänzt alle vorliegenden Eingaben im Rechenblatt! Klicken auf 'Importieren' öffnet folgende Eingabe:

Mit 'Durchsuchen' wählen Sie die Excel-Datei, mit 'Importieren' wird die Datei als Rechenblatt in Ihr Projekt importiert und das Rechenblatt angezeigt.

‚Speichern’ übernimmt alle gemachten Einträge und kehrt zurück zum vorigen WiBe-Bildschirm (Dateneingabe für das aktuelle Kriterium), dort werden die Rechenergebnisse jetzt angezeigt. Mit 'Abbrechen' verlassen Sie das Rechenblatt, ohne Eingaben bzw. Veränderungen zu speichern.

¹ Wenn in dem zugehörigen Projekt KEINE Trennung in haushaltswirksame/nicht haushaltswirksame Beträge vorgenommen wird, entfällt die zweite Eingabezeile.