Ihr aktueller Standort in der WiBe und Ihre Optionen an dieser Stelle …
Sie befinden sich in dem Dialog, mit dem Sie für bestehende Projekte die "Projektkopfdaten" ändern können. Sie erreichen den Dialog, indem Sie im Übersichtsfenster im Feld "Projektstatus" auf den Link 'Kopfdaten ändern' klicken oder indem Sie im Menü 'Daten' die Option 'Projektkopfdaten' wählen.
Die einzelnen Bildschirm-Bereiche werden im Folgenden erläutert.
Katalog / Katalog wechseln
Im Anzeigefeld wird der bei der Neuanlage des Projektes gewählte Kriterienkatalog angezeigt. Daneben finden Sie die Schaltfläche "Katalog wechseln". Diese Option werden Sie nur in Ausnahmefällen verwenden. Sie können damit nachträglich den Kriterienkatalog eines Projektes austauschen. Eingegebene Werte bei identischen Kriteriennummern werden dabei übernommen. Sie können so (kleinere) Änderungen eines Kriterienkataloges ohne großen Aufwand auf bestehende Projekte anwenden. Da dies nur in seltenen Fällen zur Anwendung kommt, haben wir nähere Details dazu an das Ende dieses Abschnittes platziert (s. unten).
Projekt als Vorlage anbieten
Jedes Projekt kann (mit allen darin enthaltenen Versionen/Alternativen, Berechnungen und Notizen) als 'Kopiervorlage' für ein neues Projekt dienen: wenn Sie das Ankreuzfeld aktivieren, wird das aktuelle Projekt bei allen neuen Projekten als Vorlage angeboten. Hinweis: die Vorlagenfunktion gilt für alle Inhalte des Projektes und ist immer auf den zugehörigen Kriterienkatalog begrenzt. Es wird dafür häufig sinnvoll sein, zuerst ein Projekt zu kopieren, die Kopie anders zu benennen und dann so zu bearbeiten, dass nur noch die Inhalte enthalten sind, die Sie tatsächlich als Vorlage verwenden wollen.
Projektname / Fachbereich
Der Projektname (eingetragen bei der Eröffnung des Projektes) lässt sich hier verändern. Der IT-Fachbereich, für den das Projekt angelegt wurde, wird angezeigt und kann nicht geändert werden. Nur Benutzer dieses IT-Fachbereiches können (je nach Benutzerrechten) das Projekt öffnen und bearbeiten.
Ausnahme: ZIT-A hat die Berechtigung, das Projekt in einen anderen IT-Fachbereich zu verschieben. ZIT-A sollte dabei unbedingt auch die Einträge zu den Ausführenden (Projektleitung, WiBe-Bearbeitung u.a.) prüfen und ggfs. ändern).
Falls dem Projekt in dem Register 'Ausführende' (s. unten) im Feld 'Zusätzliche Schreibrechte' die Eigenschaft "*" zugeordnet wurde, können alle Benutzer aus demselben IT-Fachbereich dieses Projekt öffnen und bearbeiten.
ZIT-A kann als Fachbereich auch den Eintrag "Alle IT-Fachbereiche" wählen. Das Projekt wird dann allen Benutzern aller Fachbereiche in der Projektverwaltung angezeigt, falls ZIT-A auch in den Projektkopfdaten unter "Ausführende" im Feld "Zusätzliche Schreibrechte" oder im Feld "Freigabe Leseberechtigung" ein * eingetragen hat. Das * nur bei "Freigabe Leseberechtigung" zu setzen, bedeutet dann: alle Benutzer können dieses Projekt öffnen, aber nicht verändern.
IT-Maßnahmennummer und Unternummer
Die IT-Maßnahmennummer und ggfs. eine Projektunternummer werden während der Autorisierung einer Alternative des Projektes von ZIT-C vergeben. Vor der erstmaligen Autorisierung können die Felder deshalb leer sein.
Projektstatus
Standard für den Projektstatus ist "1 – Aktiv". Aktive Projekte sind – je nach Benutzerrechten – für alle Befehle / Optionen verfügbar.
ZIT-C kann Projekte archivieren (Status "0") und bei Bedarf auch reaktivieren. Archivierte Projekte werden in Auswertungen und in Projektsuchen nur auf Anforderung noch angezeigt.
Beginn und Laufzeit (Projekte mit fixem Zinssatz)
Anlagedatum: Datum, an dem die WiBe angelegt wurde. Das Tagesdatum wird standardmäßig vorgeschlagen und kann überschrieben werden. Sie können auch auf das 
Basisjahr: Dieses Jahr wird als erstes Jahr für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit verwendet. Die nachträgliche Änderung des Basisjahres ist möglich. Mit der Änderung werden alle monetären Eingaben unverändert beibehalten, aber "geschoben": eine Änderung des Basisjahres von 2021 auf 2022 bewirkt, dass beispielsweise Beträge aus 2021 (alt) jetzt unter dem Jahr 2022 verbucht sind.
Projektstart/Projektende: Das Feld 'Projektstart' gibt das Datum an, an dem mit dem Projekt begonnen wird. WiBe setzt in dieses Feld automatisch das Tagesdatum ein; Sie können dies überschreiben. Das Feld 'Projektende' gibt das Datum des voraussichtlichen Projektendes bzw. der geplanten Systemeinführung an. Dieses Feld wird u. a. benötigt für die Auswertung der Projekte im Menü Controlling.
Berechnungsjahre: Gibt die Anzahl der Jahre an, für die die Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt werden soll. Eine Änderung der Berechnungsjahre ist innerhalb der Grenzen des verwendeten Kriterienkataloges möglich. Zulässig sind aktuell Eingaben zwischen 1 und 15 Jahren bei Verwendung des Standardkriterienkataloges (Kataloge können eine Laufzeit bis zu 999 Jahren vorsehen; ZIT legt die jeweilige Laufzeit fest). Die Anzahl der Berechnungsjahre ist für jedes Projekt individuell zu bestimmen, sie soll sich an der geplanten Nutzungsdauer der Maßnahme orientieren (siehe dazu das WiBe Fachkonzept 5.0).
Beginn und Laufzeit (Projekte mit Zinsstrukturkurve)
Sofern das Projekt mit der Zinsstrukturkurve (ZSK) rechnet, wird anstelle des Basisjahres der Stichtag für die ZSK dokumentiert. Das Datum kann an dieser Stelle nicht geändert werden.
Ausführende:
Im Feld 'Projektleitung' wird der Name der Projektleitung für die IT-Maßnahme dokumentiert. Im Feld 'WiBe-Bearbeitung' wird der Name des für die WiBe verantwortlichen Mitarbeiters dokumentiert.
Sie können die Einträge ändern, indem Sie durch Mausklick auf 
"zusätzliche Schreibrechte" ermöglicht es, weitere Berechtigte mit deren Rollen selektiv dem Projekt hinzuzufügen, wenn Sie das Symbol 
"Freigabe Leseberechtigung" gestattet es, IT-Fachbereiche insgesamt (keine einzelnen Benutzer) hinzuzufügen, die dann über Leserecht für dieses Projekt verfügen. Hinweis: Neue IT-Fachbereiche werden von der Rolle "Administrator ZIT-A" im Menü Sicherheit/Benutzerverwaltung über die Schaltfläche "Benutzer ändern" erstmals eingerichtet und stehen dann zur Verfügung.
Hinweis zum Rechtesystem: Die Controlling Rolle (ITFB-K bzw. ZIT-C) gibt generell Leserechte auf alle Projekte, auch wenn keine namentliche (!) Eintragung in einem der Felder erfolgt. Ist in einem der Felder ein * eingetragen, können alle Benutzer des betreffenden IT-Fachbereiches darauf zugreifen.
Hinweis zu bereits autorisierten Projekten: in autorisierten Alternativen eines Projektes sind keine Änderungen möglich, Ausnahme: die Einträge der Rubrik "Ausführende" können geändert werden.
Anwendungsspezifische Daten:
Diese Ansicht ist zunächst ausgeblendet, es handelt sich nicht um Muss-Felder. Sie befinden sich in dem Dialog, mit dem Sie wahlweise für Ihr aktuelles Projekt zusätzliche Informationsfelder definieren und diese mit Werten füllen.
Der verwendete Kriterienkatalog bietet eventuell bereits ein Datenfeld (s. Abb.). Sie können das Feld entfernen und/ oder durch andere Felder ergänzen.
Um die Liste zu ergänzen, klicken Sie auf 'Projektspezifische Daten hinzufügen', fügen Sie die Bezeichnung für das neue Feld ein, ergänzen Sie den Eintrag (Wert), der für dieses Feld gelten soll und klicken Sie dann auf die Schaltfläche 'Speichern' in diesem Dialog.
Felder (Bezeichnungen und Werte) entfernen Sie, indem Sie auf die betreffende Zeile in der Liste klicken und danach auf die Schaltfläche 'Entfernen'.
Die aktuelle Liste der projektspezifischen Daten wird anschließend im Bildschirm 'Projektkopf' angezeigt:
Achtung: Eingaben bzw. Änderungen bei den Anwendungsspezifischen Daten werden nur dann gespeichert, wenn Sie vor dem Verlassen der Projektkopfdaten auch die Schaltfläche 'Speichern' betätigen.
Abzinsung
Fixer Zinssatz bzw. Zinsstrukturkurve: Bei der Neuanlage eines Projektes (und nur dort) muss eine Entscheidung getroffen werden, ob die Kapitalwertberechnung mit einem festen Zinssatz (Standardfall) oder mit der sog. Zinsstrukturkurve erfolgen soll. Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich.
Erstes Jahr mit Abzinsung: Durch dieses Kontrollfeld kann festgelegt werden, ob die monetären Eingaben des ersten Jahres bereits abgezinst werden sollen. Für Projekte, die erst zur Jahresmitte oder gegen Ende eines Jahres beginnen, ist so die Abzinsung für das erste Jahr ausgesetzt. Klicken Sie auf das Ankreuzfeld zum Ein-/Ausschalten dieser Option.
Hinweis zu "Fester Zinssatz": nachträgliche Anpassungen der Zinssätze sind möglich, sie beziehen sich auf eine bestimmte Alternative einer Version des Projektes. Diese Anpassungen können Sie im Menü 'Daten' unter 'Berechnungsdaten' vornehmen.
Hinweis zu "Zinsstrukturkurve": nachträgliche Anpassungen des Stichtages für die Anwendung der Zinsstrukturkurve sind möglich, sie beziehen sich auf eine bestimmte Version des Projektes mit allen Alternativen. Diese Anpassungen können Sie im Menü 'Daten' unter 'Berechnungsdaten' vornehmen.
Notiz zum Projekt anlegen
Zu Ihrem Projekt können Sie Notizen in beliebiger Länge hinterlegen. Sie können Ihrer Notiz (ähnlich wie einer E-Mail) auch einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Notizen werden gespeichert und können einzeln oder gesamt als PDF-Dokument erstellt und gedruckt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Notiz zum Projekt". Es öffnet sich das Notizfenster.
Beachten Sie, dass Bilder/Grafiken nicht über die Zwischenablage eingefügt werden können. Sie können entweder im Notiztext einen Hyperlink dazu speichern (den Sie mit Anklicken unmittelbar aus der Notiz heraus aufrufen) oder Sie verwenden die Funktion "Anhang hochladen" und legen die Datei als Anhang zur Notiz in der Datenbank ab.
Wenn eine Notiz bereits existiert, wird darauf in dem Vorschaufenster am Ende des Dialoges hingewiesen.
ANHÄNGE zu Notizen
Sie können Ihrer Notiz (ähnlich wie einer E-Mail) einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche 'Datei auswählen'. Es öffnet sich ein Bildschirm, in dem Sie die gewünschte Datei suchen und auswählen können. Schließen Sie diesen Dialog. Die ausgewählte Datei wird jetzt in Kurzform neben der Schaltfläche 'Datei auswählen' angezeigt. Mit Klick auf 'Anhang hochladen' wird die Datei auf dem Server gespeichert (Upload) und an die Notiz "angehängt".
Nach dem erfolgreichen Upload sehen Sie den Dokumentnamen in der Liste 'Anhänge'. Wenn Sie auf das Papierkorb-Symbol vor dem Dateinamen klicken, wird die Datei gelöscht. Klicken Sie auf den Dateinamen, damit Ihnen angeboten wird, eine Kopie der Datei auf Ihrem System zu speichern (Download).
Im Gegensatz zum Anlegen eines Hyperlinks wird hier also das Dokument in der WiBe gespeichert (es wird eine Kopie des Dokumentes erstellt). Beachten Sie, dass diese Anhänge nicht aktualisiert werden!
Verlassen Sie den Bildschirm mit 'Änderungen speichern'.
Zugriffsprotokoll
Das Zugriffsprotokoll listet alle Zugriffe auf das Projekt, so dass Sie den Überblick behalten, wer Modifikationen an diesem Projekt vorgenommen hat.
Die Schaltfläche 'Protokoll löschen' steht nur Anwendern mit Administratorrechten zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche 'Schließen' springen Sie zurück zur Änderung der Projektkopfdaten.
Hinweis: das Zugriffsprotokoll erreichen Sie auch direkt über das Menü Sicherheit.
Details zur Option "Katalog wechseln" (Ausnahmefall)
Sie befinden sich in dem Dialog, mit dem Sie für das aktuelle Projekt den zugehörigen Kriterienkatalog austauschen. Bereits eingegebene Werte bei identischen Kriteriennummern werden übernommen. Sie können so (Text-) Änderungen eines Kriterienkataloges ohne großen Aufwand auf bestehende Projekte anwenden.
Aktueller Katalog
Zeigt den Kriterienkatalog an, mit dem das Projekt angelegt wurde bzw. den das Projekt derzeit benutzt. Diese Angabe kann nicht verändert werden.
Neuer Katalog
Anklicken des Pfeils rechts öffnet die Liste aller vorhandenen und aktivierten Kriterienkataloge. Wählen Sie den Kriterienkatalog aus, auf den Sie das Projekt umstellen wollen.
Hinweis: ab WiBe Release 2021 kann der Katalogautor festlegen, welche Organisationseinheiten welche Kataloge benutzen dürfen. Nur diese Kriterienkataloge werden zur Auswahl angeboten.
Katalog wechseln
Klick auf diese Schaltfläche ordnet alle bisherigen Eingaben (monetäre Werte, qualitative Bewertungen) anhand des neu gewählten Kriterienkataloges um. Alle Eingaben bleiben erhalten.
Hinweis: alle Eingaben werden anhand der Kriteriennummer zwischen altem und neuen Katalog 1:1 übertragen; die Struktur der Kataloge muss daher identisch sein!
Abbrechen
Sie verlassen diesen Dialog, es werden keine Änderungen vorgenommen und Sie kehren zurück zur Bearbeitung der Projektkopfdaten.
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